Vertraulichkeit und der Schutz Ihrer persönlichen Daten sind für Traducta – Soluções Linguísticas, Tradução e Interpretação, Unipessoal Lda. („Traducta“) ein wichtiges Anliegen.
Die vorliegende Datenschutzerklärung gibt Auskunft darüber, wie wir Ihre persönlichen Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte als Inhaber der von Traducta verarbeiteten persönlichen Daten wahrnehmen können; Traducta wird sich stets an die Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) und sonstige gesetzlichen Bestimmungen zu diesem Thema halten.
Welche persönlichen Daten verarbeiten wir, wen betreffen sie und wie werden sie gesammelt?
Unter persönlichen Daten versteht man sämtliche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
Traducta erhebt lediglich solche Daten, die sich im Hinblick auf die Zwecke, zu denen sie verarbeitet werden, als angemessen und erforderlich erweisen.
Traducta ist berechtigt, folgende Kategorien persönlicher Daten zu verarbeiten:
a) Identifikationsdaten (z.B. Name, Geburtsort, Geburtsdatum, Geschlecht, Steuernummer, Personalausweis- oder Reisepassdaten);
b) Kontaktdaten (z.B. Telefonnummer, Anschrift, E-Mail-Adresse und Skype-Adresse);
c) Daten über berufliche Befähigung und Situation (z.B. Ausbildung, Abschlüsse, Zeugnisse, Sprachen, Lebensläufe);
d) Berufsdaten (z.B. Stellung, Aufgaben, Beschreibung der Aufgaben, Unternehmen sowie Anschrift desselben); und
e) Bankdaten sowie Daten über finanzielle Transaktionen (z.B. IBAN, SWIFT, Paypal).
Die Inhaber der persönlichen Daten sind diejenigen natürlichen Personen, auf die sich die persönlichen Daten beziehen.
Die Kategorien persönlicher Daten, die von Traducta verarbeitet werden, können sich auf verschiedene Kategorien von Dateninhabern beziehen, so etwa auf Kunden und Mitarbeiter von Kunden von Traducta oder auf Bewerber bei Traducta.
Traducta erhebt persönliche Daten auf verschiedenen Wegen und zu unterschiedlichen Zeitpunkten, und zwar insbesondere dann, wenn wir eine E-Mail erhalten, wenn unsere Leistungen in Anspruch genommen werden oder wenn bei uns eine Bewerbung eingeht.
In manchen Fällen kann Traducta auch auf indirektem Wege persönliche Daten sammeln, insbesondere durch Rückgriff auf öffentliche Quellen.
Warum und auf welcher rechtlichen Grundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Traducta kann persönliche Daten zu den folgenden Zwecken verarbeiten, wobei sie sich auf die nachfolgend aufgeführten Rechtsgrundlagen beruft:
a) Erbringung der von Traducta angebotenen Leistungen, wozu die Aufnahme des Kunden ins System, die Registrierung der unterbreiteten Kostenvoranschläge, der Schriftverkehr mit dem Kunden und die Archivierung der Dokumentation im digitalen Format gehören.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist die Vertragserfüllung oder das legitime Interesse von Traducta an der Verarbeitung der Informationen ihrer Kunden, um auf diese Weise die Erbringung qualitativ hochwertiger Leistungen zu gewährleisten.
b) Mitteilungen und Zusendung von Informationen, einschließlich der Verbreitung von Newsletters und Veröffentlichungen sowie Hinweisen auf Serviceangebote, die für unsere Kunden von Interesse sein könnten.
Rechtsgrundlage ist die Zustimmung des Kunden zum Erhalt von Mitteilungen und Informationen über Dienstleistungsangebote.
c) Erfüllung gesetzlicher Pflichten, einschließlich der Übermittlung von Daten an öffentliche Stellen.
Rechtsgrundlage ist hier die Erfüllung gesetzlich verankerter Pflichten.
d) Rechnungswesen und Buchführung, einschließlich Fakturierung, Rechnungstellung und ordnungsgemäße Verwahrung der Rechnungsbücher.
Rechtsgrundlagen sind die Vertragserfüllung, das legitime Interesse und die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen im Hinblick darauf, die erbrachten Leistungen rechtzeitig in Rechnung zu stellen, wodurch es ermöglicht wird, eine effiziente Geschäftsführung sowie die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen sicherzustellen.
e) Mahnungen und Zahlungsaufforderungen auf gerichtlichem und außergerichtlichem Wege, einschließlich der Eintreibung von Beträgen, die von Kunden geschuldet werden.
Rechtsgrundlage ist das legitime Interesse von Traducta, ihre Forderungen einzutreiben.
f) Einstellung und Auswahl von Personal, wozu auch die Analyse von Bewerbungen und Lebensläufen sowie das interne Vorgehen zur Auswahl von Mitarbeitern gehört.
Rechtsgrundlagen sind die vorvertraglichen Vorkehrungen und das legitime Interesse von Traductanet, Bewerbungen zu analysieren und die Bewerber dem internen Auswahlverfahren zu unterziehen.
Welche Fristen gelten für die Speicherung persönlicher Daten?
Traducta wir Ihre Daten nur so lange speichern, wie dies für das Erreichen des Zwecks ihrer Verarbeitung erforderlich ist oder wie dies die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen vorschreiben.
Für die Speicherung persönlicher Daten gelten je nach dem Zweck ihrer Verarbeitung die folgenden Fristen:
a) Erbringung der von Traducta angebotenen Leistungen: Dauer des Vertragsverhältnisses plus 10 Jahre.
b) Mitteilungen und Zusendung von Informationen: so lange, bis der Dateninhaber einen Widerspruch geltend macht.
c) Rechnungswesen und Buchführung: 10 Jahre.
d) Mahnungen und Zahlungsaufforderungen auf gerichtlichem und außergerichtlichem Wege: je nach Sachlage bis zur Zahlung der geschuldeten Beträge oder bis zur Beilegung des Streitfalls.
e) Einstellung und Auswahl von Personal: 2 Jahre, gerechnet ab dem Eingang der Bewerbung oder des Lebenslaufs, sofern der Bewerber nicht angenommen wird, und während der gesamten Dauer des bestehenden Arbeitsverhältnisses mit Traducta in allen übrigen Fällen.
Mit wem teilen wir Ihre persönlichen Daten?
Traducta wird Ihre persönlichen Daten keinen Dritten übermitteln, ausgenommen solche Fälle, in denen sich dies für die Erbringung der vereinbarten Leistungen oder für die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen als erforderlich erweist.
Im Falle einer Übertragung von Daten an Dienstleister, insbesondere soweit dies IT-Leistungen betrifft, übernimmt Traducta die Gewähr dafür, nur solche Dienstleister heranzuziehen, die Garantien über die Einhaltung derjenigen technischen und organisatorischen Maßnahmen vorweisen können, die für den Schutz Ihrer persönlichen Daten erforderlich und geeignet sind.
Eine Übertragung von Daten an Dritte erfolgt gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen und innerhalb der Grenzen, die sich aus den in der vorliegenden Datenschutzerklärung definierten Zwecken und Rechtsgrundlagen ergeben.
In Fällen einer grenzüberschreitenden Übertragung persönlicher Daten stellt Traducta sicher, dass die geltenden gesetzlichen Bestimmungen hierbei strikt befolgt werden.
Sind Ihre persönlichen Daten sicher?
Traducta hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um Ihre persönlichen Daten vor Zerstörung, Verlust, Veränderung, Verbreitung oder unbefugten Zugriff sowie jede andere Art einer unzulässigen oder missbräuchlichen Verarbeitung zu schützen. Diese Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und verbessert, um auf diese Weise den veränderten rechtlichen Rahmenbedingungen und der verfügbaren Technik zu entsprechen.
Die technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, die von Traducta erarbeitet und implementiert wurden, werden auch von den Dienstleistern der Traducta verlangt, die ihrerseits persönliche Daten verarbeiten könnten.
Welches sind Ihre Rechte als Dateninhaber?
Als Dateninhaber können Sie die folgenden Rechte in Anspruch nehmen:
a) Auskunftsrecht: Sie können jederzeit eine Bestätigung darüber verlangen, ob Traducta Ihre Daten verarbeitet; des Weiteren können Sie Zugang zu Ihren persönlichen Daten und zu Informationen über deren Verarbeitung verlangen; darüber hinaus können Sie eine Kopie der persönlichen Daten anfordern, die Gegenstand der Verarbeitung sind.
b) Recht auf Berichtigung: Sollten Ihre persönlichen Daten unrichtig oder unvollständig sein, so können Sie deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen.
c) Recht auf Löschung: In bestimmten Situationen haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer persönlichen Daten zu verlangen. Dieses Recht kann auf bestimmte Situationen beschränkt werden, so etwa, wenn die Verarbeitung der Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist, denen Traducta unterliegt, oder wenn die Verarbeitung zu Zwecken der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechts in einem Gerichtsverfahren notwendig ist.
d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: In bestimmten Situationen können Sie von Traducta verlangen, den Zugang zu persönlichen Daten zu beschränken oder deren Verarbeitung einzustellen. Dies kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer persönlichen Daten bestreiten, und zwar für eine Dauer, die es Traducta ermöglicht, ihre Richtigkeit zu überprüfen, oder in solchen Fällen, in denen Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Interessen von Traducta oder von Dritten gegenüber den Ihren Vorrang haben.
e) Recht auf Übertragbarkeit: In denjenigen Fällen, in denen die Verarbeitung von Daten auf einem von Ihnen gezeichneten Vertrag oder auf Ihrer Zustimmung beruht, können Sie von Traducta verlangen, Ihnen die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu übermitteln. Des Weiteren können Sie verlangen, soweit dies technisch möglich ist, dass diese Daten an andere Verantwortliche für die Verarbeitung übermittelt werden.
f) Widerspruchsrecht: Falls die Verarbeitung der Daten auf einem berechtigten Interesse von Traducta beruht, oder falls sie zu anderen Zwecken erfolgt, als zu denen, für die sie erhoben wurden, jedoch mit ihnen vereinbar sind, so haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten Widerspruch einzulegen. In diesen Fällen wird Traducta Ihre persönlichen Daten nicht länger verarbeiten, es sei denn, sie kann berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen.
g) Recht auf Rücknahme der Zustimmung: In denjenigen Fällen, in denen die Verarbeitung von Daten auf Ihrer Zustimmung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen. Falls Sie Ihre Zustimmung widerrufen, werden Ihre persönlichen Daten nicht länger verarbeitet, es sei denn, es besteht eine andere Rechtsgrundlage, die ihre Verarbeitung erlaubt.
h) Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde: Des Weiteren steht Ihnen das Recht zu, in Angelegenheiten, die sich auf die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten beziehen, Beschwerden bei der zuständigen Aufsichtsbehörde vorzubringen.
Die oben beschriebenen Rechte können, soweit dies von den geltenden gesetzlichen Bestimmungen vorgesehen ist, mittels einer elektronischen Nachricht an die E-Mail-Adresse privacidade@traductanet.com geltend gemacht werden, oder aber mittels Zusendung eines Schreibens, adressiert an Joana Becken, Traducta – Soluções Linguísticas, Tradução e Interpretação, Unipessoal Lda., unter der Anschrift Rua Rodrigo da Fonseca, n.º 127, 1.º direito, 1070-240 Lisboa.